Regulamin ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa, a także zasad przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w tym zakresie
§ 1
DEFINICJE
Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1. Pracodawcy – rozumie się przez to Stowarzyszenie na Rzecz Osób Niepełnosprawnych RAZEM, którego reprezentuje Prezes Stowarzyszenia
2. Pracownik ds. zgłoszeń – rozumie się przez pracownika wyznaczone przez Zarząd Stowarzyszenia RAZEM do obsługi zgłoszeń o naruszeniu prawa.
3. Jednostka organizacyjna- placówka utworzona w ramach funkcjonowania Stowarzyszenia, posiadająca własną nazwę.
4. Regulaminie – rozumie się przez to niniejszy regulamin dotyczący Regulamin ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa, także zasad przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w tym zakresie
5. Sygnaliście (lub podmiocie dokonującym zgłoszenia) – rozumie się przez to osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia naruszenia prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy,
6. Zgłoszeniu – rozumie się przez to informacje o naruszeniu prawa dokonane za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji według wzoru stanowiącego Załącznik numer 1 do niniejszego Regulaminu
7. Osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę wskazaną w zgłoszeniu jako osobę, która dopuściła się naruszenia prawa.
8. Kanale zgłaszania – rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie Zgłoszenia,
9. Działaniu odwetowym – rozumie się przez to działania, które prowadzą do pogorszenia sytuacji Sygnalisty poprzez wyrządzenie mu krzywdy lub spowodowanie szkody, a które zostały podjęte w związku z dokonanym Zgłoszeniem.
§ 2
POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. Regulamin określa zasady i tryb zgłaszania przez Sygnalistów naruszeń prawa (działań lub zaniechań niezgodnych z obowiązującym prawem lub mających na celu obejście tego prawa) dotyczące zagadnień:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.
2. Postanowienia niniejszej procedury mają zastosowanie wyłącznie do osoby fizycznej, która zgłasza informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą w tym do:
- pracownika;
- pracownika tymczasowego;
- osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
- przedsiębiorcy;
- prokurenta;
- akcjonariusza lub wspólnika;
- członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawne
- osoby świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
- stażysty;
- wolontariusza;
- praktykanta;
- funkcjonariusza w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834);
- żołnierza w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834).
- Ustawę stosuje się także do osoby fizycznej, o której mowa w ust. 1, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.
- innych osób fizycznych mających związek ze Stowarzyszeniem w kontekście związanym z pracą.
3. Przyjmowanie Zgłoszeń naruszeń prawa jest podstawowym elementem prawidłowego oraz bezpiecznego zarządzania Stowarzyszeniem RAZEM, a także służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania skutecznych działań dla ich bezzwłocznego eliminowania .
4. Wdrożony niniejszym regulaminem system przyjmowania Zgłoszeń umożliwia przekazywanie informacji o nieprawidłowościach za pośrednictwem łatwo dostępnych kanałów w sposób zapewniający rzetelne i niezależne rozpoznanie Zgłoszenia, a równocześnie zapewniający ochronę przed skierowanymi przeciwko Sygnaliście działaniami o charakterze odwetowym.
5. Każdy z Pracowników zobowiązany jest do zapoznania się z treścią niniejszego regulaminu, a nowy pracownik zobowiązany jest zapoznać się z treścią niniejszego regulaminu przed dopuszczeniem do pracy. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do Regulaminu.
§ 3
ZGŁOSZENIE NIEPRAWIDŁOWOŚCI
1. Jednostką odpowiedzialną za przyjmowanie Zgłoszeń oraz sprawującą całościowy nadzór nad przyjmowaniem Zgłoszeń jest pracownik ds. zgłoszeń wyznaczony przez Zarząd Stowarzyszenia RAZEM.
2. Sygnalista może dokonywać zgłoszeń za pośrednictwem następujących kanałów:
a) adresu e-mail: zgloszenia@razem.radom.pl
b) adresu pocztowego (tradycyjnego): ul. Sobótki 5, 26-600 Radom z dopiskiem na kopercie „Zgłoszenie poufne”
3. Dostęp do kanałów zgłaszania nieprawidłowości posiada tylko osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń.
4. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy Pracownika ds. zgłoszeń, Sygnalista może dokonywać zgłoszenia bezpośrednio do Prezesa Stowarzyszenia RAZEM.
5. Składane Zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu, oraz powinno zawierać co najmniej następujące informacje:
1) datę zgłoszenia oraz dane zagłuszającego
2) danę osoby, której zgłoszenie dotyczy
3) datę zaistnienia naruszenia prawa/ data powzięcia wiadomości
4) opis przedmiotu naruszenia prawa
5) opis dowodów w sprawie
6) wskazanie potencjalnych świadków
6. Pracodawca nie będzie rozpoznawał Zgłoszeń anonimowych.
7. W przypadku ustalenia w wyniku analizy Zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, iż w Zgłoszeniu świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę dokonujący Zgłoszenia może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach kodeksu pracy.
8.Pracownik ds. zgłoszeń prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych, który obejmuje (załącznik nr 3):
1) numer zgłoszenia;
2) data zgłoszenia
3) przedmiot naruszenia prawa;
4) ustalenia zawierające informację o podjętych działaniach następczych
5) datę zakończenia sprawy
9. Rejestr Zgłoszeń Wewnętrznych prowadzony jest z zachowaniem zasady poufności
10. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
§ 4
ROZPATRYWANIE ZGŁOSZEŃ
1. Dostęp do kanałów zgłaszania posiada osoba odpowiedzialna za przyjmowanie Zgłoszeń.
2. Pracownik ds. zgłoszeń może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w sytuacji, gdy zgłoszenie jest w oczywisty sposób nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego.
3. Pracownik ma obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od daty jego otrzymania.
4. Po wpłynięciu zgłoszenia naruszenia prawa, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń, niezwłocznie dokonuje wstępnej analizy zgłoszenia co do zasadności zgłoszenia oraz nadaje lub nie nadaje osobie zgłaszającej tytuł sygnalisty.
5. Jeżeli zgłoszenie pozwala na przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego następuje jego niezwłoczne wszczęcie.
6. Pracownik może zaangażować, o ile uzna to za zasadne, przedstawicieli jednostek organizacyjnych Pracodawcy.
7. Pracownik rozpoznaje Zgłoszenie, podejmuje działania następcze, przekazuje informacje zwrotne bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia, w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania Zgłoszenia.
8. W przypadku Zgłoszenia zasadnego Pracownik informuje Zarząd Stowarzyszenia RAZEM o przypadku naruszenia prawa oraz zostają wszczęte procedury.
§ 5
OCHRONA SYGNALISTY
1. Wprowadza się bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych wobec Sygnalisty, który dokonał Zgłoszenia, a także ujawnienia publicznego zgodnie z treścią regulaminu lub przepisów krajowych.
2. Podejmowanie jakichkolwiek działań o charakterze represyjnym, dyskryminacyjnym lub innego rodzaju niesprawiedliwe traktowanie wobec Sygnalisty, będą traktowane jako naruszenie niniejszego Regulaminu i mogą skutkować odpowiedzialnością porządkową lub rozwiązaniem umowy łączącej dokonującego działań odwetowych ze Stowarzyszeniem RAZEM.
3. Niedopuszczalnym w stosunku do Sygnalisty jest zastosowanie następujących środków, w szczególności:
1) odmowę nawiązania stosunku pracy,
2) wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy,
3) nie zawarcie umowy o pracę na czas określony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,
4) obniżenie wynagrodzenia za pracę,
5) wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu,
6) pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą,
7) przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy,
8) zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,
9) przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych,
10) niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,
11) negatywną ocenę wyników pracy lub negatywną opinię o pracy,
12) nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej lub środka o podobnym charakterze,
13) wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,
14) nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie,
15) działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego – chyba że pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami.
4. Sygnaliście przysługuje ochrona, o ile:
1) działał w dobrej wierze, czyli w oparciu o fakty i inne obiektywne motywacje (w przeciwieństwie do względów osobistych, np. poczucia niesprawiedliwości, chęci odwetu czy osobistych interesów),
2) posiadał uzasadnione przekonanie, że ujawniana informacja, a także każdy zawarty w niej zarzut, są w zasadniczej mierze prawdziwe,
3) nie dokonuje ujawnienia w celu osiągnięcia własnych korzyści,
4) co do wszystkich okoliczności sprawy dokonane ujawnienie jest uzasadnione.
5. Za niekorzystne traktowanie z powodu dokonania zgłoszenia,, lub ujawnienia publicznego uważa się także groźbę lub próbę zastosowania środka określonego w § 5 ust. 3 niniejszego regulaminu, chyba że Pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi przesłankami.
6. Przepisy § 5 stosuje się także do osoby pomagającej w dokonaniu Zgłoszenia oraz osoby powiązanej ze zgłaszającym, jeżeli również pozostają w stosunku pracy z Pracodawcą zatrudniającym zgłaszającego.
7. Jeżeli praca jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku prawnego innego niż stosunek pracy, zgłaszający nie może być niekorzystnie traktowany z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
8. Za niekorzystne traktowanie, uważa się w szczególności rozwiązanie, wypowiedzenie lub odmowę nawiązania stosunku prawnego, na podstawie którego jest lub ma być świadczona praca przez zgłaszającego, chyba że druga strona stosunku prawnego udowodni, że kierowała się obiektywnymi powodami.
9. Ochrona Sygnalisty w rozumieniu niniejszej procedury nie zastępuje ochrony wynikającej z obowiązujących przepisów prawa.
10. Ochrona nie dotyczy sygnalisty, będącego jednocześnie sprawcą/ współsprawcą/ pomocnikiem nieprawidłowości.
§ 6
POUFNOŚĆ DANYCH
1. Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa Sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych. Sygnalista, który dokonał Zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Pracownika ds. zgłoszeń. Jest on zobowiązany wówczas podjąć bezzwłoczne działania mające na celu ochronę Sygnalisty.
2. Tożsamość Sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, nie będą ujawniana podmiotom, których dotyczy Zgłoszenie, osobom trzecim ani innym pracownikom i współpracownikom podmiotu innym niż upoważnieni członkowie personelu właściwi do przyjmowania Zgłoszeń i podejmowania w związku z nimi działań następczych.
3. Tożsamość Sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy krajowe postępowań.
4. Organizacja przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych uniemożliwia uzyskanie dostępu do informacji objętej Zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz zapewnia ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej Zgłoszenia i osoby, której dotyczy zgłoszenie. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
§ 8
ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE
1. Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do organu publicznego lub organu centralnego z pominięciem procedury przewidzianej w niniejszym Regulaminie, w szczególności, gdy zachodzi jedna z poniższych okoliczności:
1) w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w niniejszym Regulaminie Pracodawca nie podejmie działań następczych lub nie przekaże zgłaszającemu informacji zwrotnej,
2) zgłaszający ma uzasadnione podstawy by sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody,
3) dokonanie Zgłoszenia wewnętrznego narazi zgłaszającego na działania odwetowe,
4) w przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez Pracodawcę z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między Pracodawcą a sprawcą naruszenia prawa lub udziału Pracodawcy w naruszeniu prawa.
2. Zgłoszenie dokonane do organu publicznego lub organu centralnego z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem Sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami prawa.
§ 10
OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
1. Dane osobowe zgłaszającego oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu, chyba że za wyraźną zgodą zgłaszającego.
Pracodawca, po otrzymaniu zgłoszenia, może w celu weryfikacji Zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych zbierać i przetwarzać dane osobowe osoby, której dotyczy Zgłoszenie, nawet bez jej zgody. Przepisu art. 14 ust. 2 lit. f rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.) nie stosuje się, chyba że zgłaszający działał z naruszeniem art. 6.
§ 11
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Niniejszy regulamin podlega publikacji na stronie internetowej Stowarzyszenia RAZEM.
Wykaz załączników
Załącznik nr 1- Formularz zgłoszenia nieprawidłowości w Stowarzyszeniu na Rzecz Osób Niepełnosprawnych RAZEM
Załącznik nr 2 – Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z przepisami Procedury zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń (tzw. sygnalistów) w Stowarzyszeniu na Rzecz Osób Niepełnosprawnych RAZEM
Załącznik nr 3 – Rejestr zgłoszeń wewnętrznych
Załącznik nr 4 – Potwierdzenie zgłoszenia naruszenia/ nieprawidłowości
Pełna treść regulaminu wraz z załącznikami w wersji do pobrania jako .PDF